Сочетание клавиш для быстрой работы в Microsoft Word

Начав работать с программой Word, вы несомненно захотите научится делать это быстрее. Другими словами: успевать делать большее за меньшее время.

И быстрые клавиши — отличные способы справиться с этой задачей. Итак, что такое быстрые клавиши?

Это то, что поможет вам сэкономить время за счет использования клавиатуры вместо мыши.

Каким способом это способствует ускорению работы?

К примеру, вы набираете текст на клавиатуре и хотите сохранить свою работу.

Для этого можно протянуть руку к мыши, перевести ее курсор на ленту, нажать кнопку «Сохранить», а затем вернуть руку на клавиатуру.

Или можно сэкономить время, не убирая руки с клавиатуры и нажав сочетание клавиш Ctrl + S.

Быстрые клавиши доступа и сочетания

Существует два основных вида клавиш: это клавиши доступа и сочетания клавиш.

Благодаря клавишам доступа можно быстро переходить к различным элементам на экране, таким как вкладки, кнопки и меню, что обычно делается с помощью мыши.

Как правило, такие комбинации начинаются с клавиши Alt.

Например нажатием клавиши Alt (появятся горячие клавиши) и затем нажатием клавиши Ф, можно вызвать меню «Файл», после чего отобразить сведения о печати при помощи клавиши Ч, а повторным нажатием Ч отправить документы на печать.

 

Сочетания клавиш непосредственно вызывают команды и обычно начинаются с клавиши Ctrl.

Например, можно напечатать документ при помощи сочетания клавиш Ctrl + P.

В этом вопросе мы сначала подробно рассмотрим клавиши доступа, а затем перейдем к сочетанию клавиш.

Использование клавиш доступа в Microsoft Word

Если вы хотите работать с вкладками, кнопками и меню в программе Microsoft Word, не касаясь мыши, воспользуйтесь клавишами доступа.

В первую очередь нажмите Alt, и на ленте появятся подсказки. Они показывают, на какую клавишу нажать, чтобы выбрать элемент точно также, как если бы вы щелкнули его мышью.

Например, дальше с помощью клавиши Я можно перейти на вкладку «Главная», а затем с помощью клавиши 1 выбрать полужирный шрифт.

А что если в подсказке указаны две буквы?

Например, если после клавиши Alt нажать клавишу З для перехода на вкладку «Разметка страницы», вы увидите, что для доступа к команде «Номера строк», необходимо нажать ДТ; сначала нажмите одну букву, а затем другую.

 

В этом случае открывается меню, в котором можно выбрать клавишу, соответствующую нужному типу нумерации.

Например, буква Р — это Непрерывная. Чтобы отметить нумерацию, нажмите Alt, З, Д, Т а затем Н, то есть Нет.

Если вы ищите нужную команду, не бойтесь оказаться в тупике, ведь всегда можно вернуть назад, нажав клавишу Esc.

Если вы совсем запутались, продолжайте нажимать Esc, пока не выйдите из режима клавиш доступа.

Клавишами доступа пользоваться легко, поскольку нет необходимости много запоминать. Достаточно посмотреть на подсказку и нажать нужную клавишу.

Чтобы еще больше упростить работу в программе Word, можно пользоваться клавишами со стрелками.

Нажав Alt, передвигайтесь по ленте горизонтально при помощи клавиш со стрелками в право и влево. Нажав клавишу со стрелкой вверх, можно перейти к панели быстрого доступа, а при помощи клавиши со стрелкой вниз — к различным командам на ленте.

Добравшись до кнопки, которой обычно щелкают мышью (у меня допустим к примеру будет кнопка «Темы» во вкладке «Разметка страницы»), нажмите клавишу Ввод когда нужная кнопка будет выделена.

При помощи клавиш со стрелками можно перемещаться по коллекциям и меню и выходить из них нажатием клавиши Esc или же нажимать Ввод, чтобы выбрать команду или параметр.

 

Альтернативой стрелкам может послужить клавиша табуляции. Нажмите Alt, а затем Tab, чтобы перейти на один элемент вперед, или Shift и Tab, чтобы вернуться назад, и выберите нужный вам элемент нажатием клавиши Ввод.

С помощью сочетания клавиш со стрелками и клавиши табуляции можно перемещаться по ленте.

Например, нажатием клавиш со стрелками можно менять верхние вкладки, клавишу Tab использовать для перемещения по этой вкладке, а затем с помощью клавиш со стрелками менять значение чисел в текстовом поле.

Далее вы убедитесь, что клавиша Tab особенно полезна для навигации в диалоговых окнах.

Клавиши доступа в диалоговых окнах

 

При выборе элемента, который заканчивается многоточием (А), или одной из этих маленьких стрелок (А) на ленте открывается диалоговое окно.

В диалоговых окнах нет подсказок, зато можно нажать Alt и отыскать подчеркнутую букву на нужном элементе. Затем выберите его, нажав Alt и указанную букву.

Например, если я захочу перейти в поле «значение» (1), то нужно произвести комбинацию клавиш Alt + З.

Если вы внимательно посмотрите на слово значение (1), то увидите, что буква <з> подчеркнута — значит для этого поля соответствует комбинация Alt + З.

Если вам не нравиться навигация при помощи букв, то перемещайтесь, используя клавишу Tab.

Нажмите Tab, чтобы перейти к следующему меню или параметру, или вернитесь назад нажатием комбинации Shift + Tab. Синяя рамка (2) вокруг элемента указывает на то, что он выбран.

Переходите в диалоговом окне от одной вкладки к другой с помощью клавиши Ctrl и Tab, а затем нажмите Tab, чтобы установить нужный фокус на нужном элементе.

Если это какой-то выпадающий список (например, как в пункте Выравнивание и Уровень на верхнем рисунке), нажатием стрелок вверх и вниз его можно раскрыть и остановиться на одном из его пунктов, а затем нажать Ввод, чтобы выбрать его.

Если необходимо ввести значение (как например в поле значение (2)), то установите курсор в нужном месте при помощи клавиш со стрелками и воспользуйтесь клавиатурой, чтобы выбрать, удалить или ввести текст или цифры.

Если в текстовом окне есть такие же маленькие стрелочки вверх и вниз (как например в поле значение (2)), это значит, что туда можно вводить значения при помощи клавиш с соответствующими стрелками.

Если надо увеличить значение, то нажимаете клавишу со стрелкой вверх, если надо уменьшить, то со стрелкой вниз.

А как быть с флажками?

Встретив такой элемент (например элемент зеркальные отступы на верхнем рисунке) , нажмите Пробел, чтобы установить или снять флажок. Как и в случае с лентой, можно комбинировать разные методы.

Например, можно нажать Alt и З, чтобы выбрать этот элемент (у нас к примеру будет поле (1)), а затем ввести значение при помощи клавиш со стрелками.

Итак, настройки в этом диалоговом окне готовы. Что дальше? Обратите на кнопки «Ок» и «Отмена».

Если кнопка «Ок» выделена голубой рамкой (3), можно нажать Ввод, чтобы применить изменения и закрыть диалоговое окно.

Чтобы отказаться от изменений, нажатием клавиши Tab перейдите к кнопке «Отмена» и нажмите Ввод или просто Esc.

Теперь вы можете при помощи клавиш доступа почти все. Однако данный вопрос еще не совсем исчерпан.

Другой тип клавиш доступа: F6

Клавиши доступа, к которым можно перейти нажатием клавиши Alt, позволяют работать с командами на ленте и в диалоговых окнах.

Но как перемещаться без мыши в других областях программы Word, таких как строка состояния (область 3)?

Для доступа к ним можно использовать клавишу F6. F6 позволяет циклически переключать фокус от документа (область 2) к строке состояния (область 3), к ленте (область 1), а затем обратно к области документа (область 2).

Когда в фокусе находится строка состояния, можно менять вид (4) или масштаб (4) при помощи клавиш со стрелками или Ввод.

Когда в фокусе находится лента (область 1), можно выбирать параметры и команды при помощи клавиш доступа, а затем обратно переключаться в область документа (область 2).

 

Существует множество способов сэкономить время и повысить эффективность работы, используя клавиши доступа.

Однако, возможно, вам покажется удобной работа с другим видом быстрых клавиш, которые называются сочетаниями клавиш.

Использование сочетаний горячих клавиш в Microsoft Word

Итак, мы закончили подробно рассматривать клавиши доступа. Пора теперь ближе познакомиться с другим видом быстрых клавиш — сочетаниями клавиш.

Если вы хотите непосредственно переходить к командам и параметрам в программе Word, не прибегая к использованию мыши или клавиш доступа, то обратите внимание на сочетание клавиш.

Чаще всего сочетания клавиш начинаются с нажатия и удержания клавиши Ctrl или клавиш Shift и Ctrl, после чего следует нажать еще одну или две другие клавиши.

Например, чтобы сохранить документ, нужно, удерживая клавишу Ctrl, нажать S.

Существует специальное сочетание клавиш практически для любой операции: от открытия нового файла до создания маркированного списка при помощи инструментов SmartArt.

В сущности единственный недостаток комбинаций клавиш — это то, что их нужно помнить. Но это не так уж и плохо.

Во первых, следует помнить только те сочетания, к которым вы обращаетесь чаще всего. Например, мое любимое — Ctrl + Z (отмена действия).

Мне не приходится беспокоится о том, чтобы не перестараться с размером рисунка: всегда можно нажать просто Ctrl + Z и вернуть его к прежнему состоянию.

Конечно же, к излюбленным комбинациям относится также Ctrl + S (сохранение).

Тут мы подходим к важному моменту: для запоминания сочетания клавиш можно пользоваться собственными ассоциациями.

Например, S — первая буква слова save (сохранить). Буква X, представляющая быструю клавишу для команды вырезать, по форме напоминает ножницы.

Конечно же, существуют сочетания Ctrl + P для печати, Ctrl + O для открытия файлов, Ctrl + F для поиска текста, а также Ctrl + C для копирования данных в буфер обмена и Ctrl + V для вставки содержимого из буфера обмена.

Это основное, что следует запомнить.

Зато, зафиксировав в памяти любимые сочетания клавиш, вы можете использовать их во многих других программах, работающих в Microsoft Windows, причем не только из пакета Microsoft Office.

Если вам нужна небольшая шпаргалка, то всегда можно обратиться к списку комбинаций в кратком справочнике сочетания клавиш в Microsoft Word, который я предоставлю уже в конце статьи.

Кроме того, часто сочетания клавиш можно найти во всплывающей подсказке, удерживая указатель мыши над командой.

Однако основной секрет запоминания сочетаний клавиш — начать с малого, например с одной комбинации вроде Ctrl + S.

Постепенно добавляя к своему репертуару новые сочетания, вы обнаружите, что вам удается экономить все больше и больше времени.

Вскоре вы войдете во вкус и начнете применять более изощренные комбинации, например Ctrl + Shift + C, чтобы копировать только форматирование и Ctrl + Shift + V, чтобы вставить только форматирование.

Можно выполнить и противоположную операцию: скопировать текст с сочетанием Ctrl + C, а затем нажать Ctrl + Alt + V, чтобы вставить его с другим форматированием.

Идея не в том, чтобы зазубрить длинный список сочетаний клавиш, а в том, чтобы начать использовать те из них, которые нужны нам в работе больше всего.

Если они позволяют сэкономить время — пользуйтесь ими! С комбинациями клавиш работа пойдет легче, быстрее и даже веселее!

Сочетания быстрых клавиш для работы с файлами документов

На ленте легко находить команды и параметры для открытия и закрытия файлов. Однако многие движения мышью можно заменить сочетаниями клавиш. Начнем с открытия документа.

Сейчас просто нажмите сочетания клавиш Ctrl + O, чтобы вызвать диалоговое окно открытия документа. Здесь при желании можно найти нужный файл с помощью клавиши Tab и клавиш со стрелками.

Чтобы создать новый документ, можно перейти во вкладку «Файл» и щелкнуть «Создать», а затем подобрать нужный шаблон.

Ну если вы хотите быстро создать новый документ, то просто нажмите сочетание Ctrl + N.

 

Чтобы вернутся к первому документу, с которым вы работали — есть очень удобный способ. Просто нажмите сочетание Ctrl + F6 и продолжайте нажимать F6, чтобы переключаться между всеми открытыми файлами и затем остановиться на нужном.

Если вы редактируете документ, то совсем не помешает время от времени его сохранять и быстрее всего это можно сделать сочетанием клавиш Ctrl + S.

Это так просто, зачем терять выполненную работу!

Если вы готовы закончить работу на сегодня, то можно быстро закрыть документ воспользовавшись сочетанием Ctrl + W.

Если вы хотите совсем закрыть программу Word, то нажмите Alt + F4.

Эти две пары сочетания клавиш будет легко запомнить, так как они применяются и в других программах Microsoft Office в среде Windows и многих других приложениях.

Вы заметите, что чаще всего пользуетесь комбинациями которые подходят для всех ваших программ и именно это можно сказать про сочетания клавиш по перемещению документу, которые мы начнем рассматривать далее.

 

Перемещение по документу

С помощью мыши удобно перемещать курсор в документе — это как виртуальный указательный палец.

Однако если вы печатаете, то возможность не отрываться от клавиатуры ускорит вашу работу.

Нажимая клавиши со стрелками, можно передвигать курсор вправо, влево, вверх и вниз на один символ или строку.

Клавиша End перемещает курсор в конец строки, а Home — в ее начало. Нажатием клавиш Page Up или Page Down можно переместиться на один экран вверх или вниз.

В программе Ворд, шаг передвижения зависит от объема видимой части документа.

Например, если отображается половина страницы, то с помощью клавиш Page Up или Page Down можно прокрутить экран и переместить курсор на пол страницы.

Обычно все этих клавиш, которые мы только что рассмотрели, хватает для перемещения по документу.

Однако если вы хотите еще быстрее ускорить этот процесс, то вам пригодиться клавиша Ctrl.

Вот как это работает!

Левая и правая стрелки перемещают курсор на один символ за одно нажатие, но если дополнительно нажать клавишу Ctrl, то эти же стрелки будут перемещать курсор уже на слово.

А что происходит при нажатии стрелок вверх и вниз?

Без клавиши Ctrl, они перемещают курсор на одну строку, а при одновременном нажатии их с клавишей Ctrl, то они будут перемещать уже на целый абзац.

Наверное, вы уже догадались, что будет, если таким способом ускорить работу клавиш Page Up или Page Down. Вы переместитесь на целую страницу.

Добавив Ctrl к клавиши Home, вы окажитесь в самом начале документа, а нажав Ctrl + End, то наоборот, в его конце.

Вот еще несколько сочетаний клавиш, которые могут быть полезными для вас.

С помощью комбинации Ctrl + G открывается вкладка «Перейти» (1) в диалоговом окне «Найти и заменить» (2). Остается ввести только номер страницы (3) и нажать клавишу ввод.

Этот прием особенно удобен, если вы редактируете очень длинный документ. Нажмите Shift +F5 и вы вернетесь к тому месту, где вносили предыдущие изменения.

В памяти Word сохраняются все ваши действия, поэтому нажимайте Shift + F5, пока не найдете нужную правку.

Теперь вы в курсе, как простое сочетание клавиш поможет вам перемещаться по документу.

Сочетание горячих клавиш Ворд для работы с текстом

Если вам приходится набирать и редактировать большие объемы текста, то сочетание клавиш поможет существенно ускорить работу.

Вот некоторые приемы, которые можно опробовать. Опять-таки, запоминать комбинации только для тех действий, которые выполняются чаще всего (например, для выделения текста).

В предыдущем пункте мы узнали, как перемещаться по документу при помощи нескольких клавиш, включая клавишу Ctrl.

Если добавить еще одну клавишу, то можно этими же движениями выделять текст — это клавиша Shift.

Предположим, что вы только что закончили предложение и увидели слова, которые нужно изменить.

Не убирая руки с клавиатуры, удерживайте клавишу Ctrl и нажимайте левую стрелку, перемещая курсор к началу слова. Затем удерживайте Shift и нажимайте клавишу со стрелкой вправо, чтобы выделить текст буква за буквой.

Чтобы отменить выделение, нажмите стрелку влево и курсор переместиться обратно к началу слова.

Если вы хотите выделить больший фрагмент текста, то нажмите сочетание клавиш Shift + End, чтобы выделить текст до конца строки и сочетание клавиш Shift + Home, чтобы выделить текст до ее начала.

Нажимая Shift и стрелку вверх и вниз, можно выделить несколько строк.

А как на счет ускоренного выделения при помощи клавиши Ctrl?

Нажмите Ctrl + Shift и клавишу со стрелкой вправо или влево, чтобы выделить сразу все слово.

Нажатием Ctrl + Shift и клавиши со стрелкой вверх или вниз, можно выделить текст от курсора до начала или конца абзаца, а Ctrl + Shift + Home или Ctrl + Shift + End до начала или конца документа.

Выделив текст, с ним можно выполнять самые разные действия. Например, сразу заменить прежний текст, набрав новый.

А что с форматированием шрифта?

Его размер можно менять, нажимая Ctrl + Shift и знак больше или меньше (любая цифра от 1 до 9).

Чтобы сделать шрифт полужирным, нажмите Ctrl + B, подчеркнутым Ctrl + U, а курсивом Ctrl + I.

Нужно быстро переключиться между верхним и нижним регистром, тогда выделите текст и нажмите Shift + F3.

Вот еще одно интересное сочетание.

Как вам известно, Ctrl + Z означает отмену действия, однако его можно вернуть обратно, нажав Ctrl + Y. Кроме того сочетание Ctrl + Y можно использовать для повторения форматирования.

Например, я нажму Ctrl + B, чтобы сделать текст полужирным, затем перейду на другой абзац, выделю нужный текст и нажатием Ctrl + Y, повторю форматирование.

Как можно менять шрифт и его размер?

Просто нажмите Ctrl + Shift + F, чтобы открыть диалоговое окно «Шрифт» и воспользуйтесь клавишей Tab и клавишами со стрелками, чтобы быстро изменить форматирование.

Не забывайте о том, что можно ввести несколько первых букв в названии шрифта, чтобы быстро найти его в длинном списке.

Также можно вызвать контекстное меню сочетанием Shift + F10 — это тоже самое, что щелкнув текст правой кнопкой мыши.

Здесь вы найдете самые популярные команды форматирования. Наконец можно мгновенно отменить все свое ручное форматирование, выделив текст и нажав Ctrl + Пробел.

Также существует множество сочетаний клавиш для форматирования абзаца: для выравнивания по центру Ctrl + E, по правому краю Ctrl + R, по левому Ctrl + L и по ширине Ctrl + J.

Еще одна удобная комбинация Ctrl + Shift + 8, которая служит для отображения или скрытия знаков абзацев.

Если вам приходится часто пользоваться маркированными списками, то попробуйте следующее сочетание:

• выделите текст клавишей Shift и клавишей со стрелками, а затем нажмите Ctrl + Shift + L, чтобы превратить его в маркированный список. Теперь с текстом можно работать как со списком. Передвиньте курсор, чтобы выровнять его, а затем нажмите сочетание Alt + Shift и клавишу со стрелкой вверх или вниз, чтобы переместить строку на другое место в списке.

Еще способ сэкономить время — это инструмент «Стили».

Наведите курсор на абзац, который вы хотите форматировать, затем нажмите Alt + Ctrl  и цифру 1, 2 или 3, чтобы использовать стили заголовков 1, 2 или 3 соответственно.

Применить обычный стиль можно нажатием Ctrl + Shift + N. Чтобы расширить свой выбор, вызовите область задач стиля, нажав Alt + Ctrl + Shift + S.

Нажмите клавишу F6, чтобы установить фокус (синяя область (4)) на этой области задач, а затем при помощи клавиши Tab и клавиш со стрелками, выберите нужный стиль и нажмите Ввод.

Обратите внимание, как только вы применили стиль, сам фокус опять перемещается на ваш документ.

 

Это лишь некоторые из множества сочетаний клавиш, которые позволяют ускорить работу с текстом.

Благодаря этим и другим быстрым клавишам, о которых шла речь, в программе Word можно делать практически все, не притрагиваясь к мыши.

Осталось еще несколько сочетаний клавиш, с которыми стоит ознакомиться.

Другие полезные сочетания клавиш

Вот еще несколько удобных сочетаний клавиш. Сомневаетесь в написании слова — нажмите F7, чтобы запустить проверку правописания и грамматики.

Выберите нужный вариант и продолжайте работать.

Не можете подобрать подходящее слово — введите слово близкое по значению, выделите его и нажмите Shift + F7.

Клавишей F6 установите фокус на Тезаурусе.

При помощи клавиши Tab и клавиш со стрелками найдите слово, а затем нажмите Shift + F10. Стрелкой вниз перейдите к команде «Вставить» и нажмите Ввод.

Если вы редактируете документ, то нажмите Ctrl + Shift + E, чтобы включить или выключить регистрацию изменений (Исправления).

Чтобы быстро прокомментировать фрагмент текста, выделите его и нажмите Alt + Ctrl + A. Набирая текст, нажимайте клавишу Ввод, чтобы начать новый абзац.

Хотите начать новую строку а не абзац, можно вставить разрыв строки нажав Shift + Ввод или Ctrl + Ввод, чтобы быстро вставить разрыв страницы.

Наконец не стоит сбивать темп работы, пользуясь мышью для вставки следующих распространенных символов.

Нажатием Alt + Ctrl + C, можно добавить символ авторского права. Alt + Ctrl + R для вставки символа зарегистрированного товарного знака. Alt + Ctrl+ T для товарного знака.

Итак, мы изучили многие популярные, быстрые клавиши и увидели, как они работают.

Если вам сложно их запомнить или вы хотите узнать больше, то обратите внимание на

краткий справочник быстрых клавиш

в программе Word.

Данный список можете скачать к себе на компьютер. Там вы найдете списки быстрых клавиш, которые можно распечатать и держать у себя под рукой во время работы.