Создавая текстовый документ в программе Microsoft Word, может понадобиться дополнительная вставка оглавления.
Если все это делать, не прибегая к возможностям редактора, то на решение подобной задачи может уйти немалое количество времени.
Поэтому чтобы это дело проделывать легко и с минимальными потерями во времени, я покажу вам полезные функции по созданию и обновлению оглавления.
Также мы будем помечать свои стили для включения их в оглавление. Поначалу в редакторе помечены только 3 основных стиля.
Но если мы захотим использовать свои стили и чтобы они потом были включены в оглавление, необходимо будет задать этим стилям уровень вложенности.
Итак, давайте приступим!
Задаем стили заголовкам
На самом деле, создать оглавление в Microsoft Word довольно просто. Особенно если в вашем документе используются уже готовые заголовки, которые программа может распознать и выбрать для оглавления.
Вот, что я имею в виду.
Для создания оглавления, текстовый редактор осуществляет поиск текста в документе с определенным стилем или меткой.
По умолчанию Ворд осуществляет поиск заголовков, к которым применены встроенные стили заголовков.
Эти стили можно найти во вкладке «Главная» в коллекции «Стили«, и они называются «Заголовок 1«, «Заголовок 2«, «Заголовок 3» и так далее.
В своем документе такие стили я применил к заголовкам. Это заголовок «Заголовок 1» (1) и подзаголовок «Заголовок 2» (2) (рис. ниже).
Таким образом, все готово для создания моего оглавления.
Пока присвойте и своим заголовкам такие стили. А в другой статье мы более подробно рассмотрим способы подготовки заголовков перед созданием оглавления.
Создание оглавления в Mocrosoft Word
Здесь рассмотрим два способа создания содержания документа.
Первый способ
Теперь, чтобы создать оглавление, нажмем сочетание клавиш CTRL + HOME, чтобы поместить указатель мыши в начало документа, в котором требуется добавить оглавление.
Затем открываем вкладку «Ссылки«, нажимаем кнопку «Оглавление«.
В меню «Оглавление» можно выбрать один из двух автоматических стилей. Выберем стиль «Автособираемое оглавление 1«.
Программа Ворд создаст оглавление.
Оно содержит заголовки каждой части документа, а также номера страниц. Щелкните на оглавление, чтобы оно выделилось.
Кроме того, каждый элемент содержания связан с соответствующим разделом документа, как показано во всплывающей подсказке (рис. ниже).
Чтобы продемонстрировать эту возможность, нажимаем клавишу CTRL и щелкнем эту ссылку левой кнопкой мышки, и вас сразу перебросит к нужному разделу.
Второй способ
Другой способ создания оглавления — нажать кнопку «Оглавление» и вместо автоматического стиля выбрать в нижней части меню пункт «Оглавление«.
Откроется диалоговое окно «Оглавление«, в котором можно изменить параметры, а затем создать или заменить оглавление.
Например, если в оглавление требуется включить только заголовки верхнего уровня, следует изменить число в поле «Уровни» (3) с трех на один.
При нажатии кнопки «Ок» предлагается заменить текущее оглавление, и мы нажимаем кнопку «Да«.
Появится новое содержание, отображающее только заголовки верхнего уровня. Подзаголовки отображаться уже не будут.
Обновление оглавления
Если в документ добавить содержимое, то потом обязательно потребуется обновить оглавление, чтобы включить новый раздел.
В Microsoft Word нажмем сочетание клавиш CTRL + HOME, чтобы перейти к началу документа и текущему оглавлению.
Обновить таблицу можно тремя различными способами.
Это оглавление содержится в поле, имеющем вкладку в верхней части, и на вкладке есть команда «Обновить таблицу«.
Выберем эту команду.
Предлагается два варианта выбора:
- обновить только номера страниц
- обновить таблицу.
Нам требуется включить новое приложение, поэтому обновим всю таблицу.
Теперь в нижней части обновленного оглавления появится новый раздел.
Еще один способ обновить оглавление — щелкнуть область внутри него и нажать клавишу F9.
А третий способ — открыть вкладку «Ссылки» и нажать кнопку «Обновить таблицу» (4).
Обратите внимание, что для запуска этой команды не требуется устанавливать указатель мыши в оглавление.
Включаем свои стили заголовков в оглавление Word
Если используете свои какие-то стили для заголовков Word, то их нужно дополнительно включить в содержание.
Ниже покажу, как это сделать.
Проверяем стили заголовков
В своем документе я для заголовков использую стили, которые не являются встроенными. Прежде чем создавать оглавление необходимо настроить в Microsoft Word распознавание этих стилей.
Сначала проверим имена стилей заголовков.
Для удобства у меня уже открыта область задач стилей. Щелкнем заголовок первого уровня (1), чтобы проверить его имя стиля; примененный стиль — «Название«.
Щелкнув заголовок второго уровня (2), мы видим, что к нему применен стиль «Подзаголовок«.
Также я создал заголовок третьего, к которому применил свой стиль и назвал его «Подзаголовок 2«.
Назначаем уровень оглавления стилям заголовков
Теперь, зная точно имена стилей, закроем область задач «Стили» и перейдем к следующему этапу.
Нажмем сочетание клавиш CTRL + HOME, чтобы поместить указатель мыши в начало документа, в котором требуется добавить оглавление.
Затем открываем вкладку «Ссылки«, нажимаем кнопку «Оглавление» и выбираем в нижней части меню пункт «Оглавление«.
Откроется диалоговое окно «Оглавление«, позволяющее изменить параметры до создания оглавления.
Чтобы внести изменения в стили, по которым Word осуществляет поиск, нажимаем кнопку «Параметры«. В диалоговом окне «Параметры оглавления» (рисунок ниже) в левом столбце отображаются стили, доступные для создания оглавления.
Как обычно, верхние три встроенных заголовка выбраны по умолчанию. В правом столбце указывается уровень оглавления, которому должен назначаться стиль.
В данный момент стили заголовка 1, 2 и 3 назначены соответственно уровням оглавления 1, 2 и 3.
Можно оставить эти параметры по умолчанию. Однако нужно пометить свои дополнительные стили, указанные ниже в списке.
В моем случае будут: «Название«, «Подзаголовок» и «Подзаголовок 2«. Теперь можно назначить каждому из них уровень оглавления.
Стиль «Название» является заголовком верхнего уровня, поэтому введем цифру «1» в поле столбца уровня оглавления.
«Подзаголовок» соответствует второму уровню, поэтому введем цифру «2»в поле столбца уровня оглавления. А «Подзаголовок 2» является заголовком третьего уровня, поэтому ему назначим уровень оглавления 3.
Нажимаем дважды последовательно кнопку «Ok», чтобы закрыть диалоговое окно параметров и создать новое оглавление.
После этого вы увидите новое оглавление в котором будут учтены все выбранные заголовки на соответствующих уровнях.
Если в Ворде используете другие стили для своих заголовков, то таким же способом вам необходимо задать им необходимый уровень, чтобы создать правильное оглавление.
А на этом все!
Теперь вы знаете, как без особого труда можно создавать оглавление в Microsoft Word и обновлять его по мере наполнения текстового документа.
Добавить комментарий