Создание общей записной книжки в Microsoft OneNote

Мы будем создавать общую записную книжку в программе OneNote.

Также мы рассмотрим все способы доступа другим пользователям к этой книжке и закрепим еще одного автора для ее редактирования.

Итак, давайте же приступим к работе.

Совместная работа в общей записной книжке OneNote

Иногда так случается, что в некоторых случаях для решения определенных задач, может потребоваться совместная работа нескольких авторов в одной общей записной книжке.

К примеру, нескольким авторам необходимо распланировать путешествие. Однако, как это сделать, чтобы было быстро и удобно? 

Допустим, несколько человек планируют создать маршрут своего путешествия по стране в приложении OneNote. Они будут работать над маршрутом одновременно.

К примеру, автор № 1 возьмет на себя план графика, а автор № 2 будет заниматься поиском достопримечательностей.

Они оба хотят работать в одной записной книжке, но на разных компьютерах (то есть их изменения будут сохраняться в одном документе приложении OneNote).

Для этого они будут совместно использовать записную книжку в Интернете на веб-сайте Windows Live SkyDrive.

Имея доступ к записной книжке в службе OneDrive, они могут работать с ней в любое удобное время либо в приложении OneNote, либо в браузере с помощью приложения OneNote Online.

Например, пока автор № 1 будет заниматься планированием каждого дня в разделе графика, в этот момент автор № 2 будет собирать сведения о достопримечательностях, которые нужно посетить.

Вся их работа будет синхронизироваться в одном файле общей записной книжки.

Кроме того, они могут установить уровень разрешений для своих папок в службе OneDrive. Например: они сделают папку, содержащую записную книжку, доступную только для пользователей, которые будут указаны.

Это обеспечит конфиденциальность их записной книжки. Затем они создадут общую записную книжку и настроят ее в службе OneDrive.

Далее мы рассмотрим все этапы работы в общей записной книжке. В следующий раз мы начнем с создания общей записной книжки. Создание этой книжки будет проходить в приложении OneNote.

Как создать общую записную книжку в OneNote

Раньше мы обсудили все прелести совместной работы в общей записной книжке. Так давайте создадим же эту общую книжку, которую в дальнейшем можно будет совместно использовать с другими авторами.

Для этого открываем приложение OneNote, открываем вкладку «Файл» и выбираем пункт «Создать«.

В разделе «Хранить записную книжку» нужно выбрать параметр «В Интернете«, затем ниже ввести имя новой записной книжки.

Для параметра «Расположение в Интернете» выбираем расположение записной книжки на веб-сайте службы OneDrive.

Для использования службы необходимо создать идентификатор ID, такой же, который используется для входа в Hotmail и другие службы.

Чтобы создать идентификатор, можно выбрать любую из этих ссылок (1) и перейти на главную страницу входа службы.

Вот вам в помощь статья по регистрации и работы в OneDrive. Если у вас уже есть свой аккаунт в этой службе, то просто нажмите кнопку «Вход«.

В окне входа нужно ввести свой адрес электронной почты — идентификатор, а затем пароль.

Устанавливаем флажок «Автоматическая регистрация«, нажимаем кнопку «Ок» и ждем, пока приложение OneNote подключится к службе.

После подключения OneNote в разделе «Расположение в Интернете» отображаются все папки в службе OneDrive.

Теперь нужно создать отдельную папку в записной книжке, поэтому выбираем параметр «Создать общую папку» (2).

Задаем общий доступ к папке

После этого вас перебросит в службу OneDrive. Там вручную вам нужно будет создать новую папку.

Я, к примеру, назову ее «Поездки«. Далее в приложении OneNote нажимаем на кнопку «Обновить» и появится новая папка.

Далее в OneDrive нам нужно предоставить общий доступ к этой папке другому автору. Отмечаем галочкой нужную папку и в правом углу окна включаем «Область сведений» (3).

В разделе «Общий доступ» видно, что данная папка доступна только мне. Чтобы предоставить к ней доступ второму автору, нажимаем на кнопку «Поделиться» (4).

Далее выбираем меню «Получить ссылку» (5) и в правом поле (6) выбираем Редактирование, так как нам нужна совместная работа двух авторов над одним документом.

Теперь нажимаем на кнопку «Создать ссылку» (7).

Далее будет представлена новая ссылка. Здесь можно эту ссылку сократить (8) или отправить в социальные сети.

Также есть возможность создать еще одну дополнительную ссылку.

Тут же есть возможность эту ссылку сразу отправить второму автору. Однако сперва я вам рекомендую добавить контакт второго автора, чтобы в дальнейшем вам было проще с ним связаться. Новый контакт создаем в приложении «Люди» от сервиса.

Для этого в самой верхней панели нажимаем на специальную стрелочку (рисунок ниже) и выбираем данное приложение. Там создаем нужный контакт и обратно возвращаемся сюда.

Заходим в меню «Отправить ссылку для доступа» (9) и в правом поле (10) указываем почту получателя.

Если вы сохранили контакт в приложении «Люди«, то по мере набора адреса почты или имени человека, система вам будет автоматически высвечивать подсказки в виде списка похожих людей.

Когда мы выбрали второго автора для редактирования документа, но получателю разрешен только просмотр, то щелкаем по этой надписи (11) и перед нами будут доступны параметры для выбора уровня разрешения.

В дополнительных окошках можно выбрать сможет ли получатель изменять или только просматривать, и нужна для этого ему учетная запись Microsoft или нет.

В общем, устанавливаем параметры, как на рисунке ниже. После всех манипуляций нажимаем на кнопку «Поделиться«.

Все, теперь, когда мы вновь сможем повторно проверить свойства папки, то увидим, что второй автор будет иметь доступ к этой папке и сможет ее в дальнейшем редактировать (рисунок ниже).

Таким образом, мы создали возможность редактирования одного документа двумя разными авторами.

Обратите внимание, что этот уровень разрешения применяется ко всем файлам в папке «Путешествия«.

Важный момент: поскольку эта папка создана мною, то только я могу контролировать параметры ее разрешений.

Создаем записную книжку

Теперь закрываем службу OneDrive и переходим к приложению OneNote. Опять возвращаемся во вкладку «Файл» и в пункт «Создать«.

В 3 разделе «Расположение в Интернете» нажимаем кнопку «Обновить» (12) — появляется новая папка «Поездки» (13), созданная в службе.

Ее значок в виде двух человечек означает, что эта папка совместно используется с другими пользователями.

Выбираем папку «Поездки«, в которую нужно будет сохранить записную книжку, и нажимаем кнопку «Создать записную книжку» (14).

При создании записной книжки в приложении OneNote отобразится индикатор выполнения задачи. Затем новая общая записная книжка откроется на вкладке «Главная«.

Появится сообщение, в котором будет предложено отправить ссылку на записную книжку пользователям, с которыми она совместно используется.

Теперь чтобы уведомить второго автора нужно нажать кнопку «Отправить ссылку«.

Приложение OneNote открывает сообщение электронной почты, в котором добавлены две ссылки на записную книжку в Outlook. Таким образом, второй автор получает два способа доступа к записной книжке.

Верхняя ссылка дает возможность открыть книжку в самой программе OneNote. Вторая открывает записную книжку в приложении OneNote Web App в службе OneDrive.

В другом посте мы подробнее остановимся на работе в приложении OneNote Web App (теперь это уже OneNote Online).

А сейчас нужно ввести адрес электронной почты второго автора (строка темы заполняется автоматически) и написать какое-нибудь короткое сообщение. Затем отправляем данное сообщение.

Все, теперь можно начать работать с общей записной книжкой.

Если вы вдруг не отправите уведомление по электронной почте в ответ на запрос, вы можете сделать это следующим образом.

Откройте вкладку «Файл«, выберите пункт «Разрешить общий доступ«, убедитесь, что указана соответствующая записная книжка (15), а затем щелкните пункт «Отправить сообщение другим пользователям об этой записной книжке» (16).

Вот и все!

Теперь вы уже знаете, как можно создать общую записную книжку в приложении OneNote, как предоставить и настроить общий доступ к этой книге, а также отправить оповещение другим пользователям.

Если вы не все запомнили, то попробуйте повторить данные действия еще раз. Ниже мы затронем синхронизацию изменений в записной книжке.

Создание общей записной книги в OneNote Online

Хочу продолжить знакомство с преимуществами приложения OneNote от Microsoft Office. На этот раз я покажу вам процесс создания общей записной книжки в OneNote Online (web версия приложения OneNote).

В принципе тут никаких премудростей нет. Процесс создания, работы и предоставления общего доступа к своим книгам или другим файлам не составляет большого труда. 

Конечно, можно создать общий документ прямо в приложении OneNote.

Однако если у меня нет доступа к компьютеру, но при этом есть доступ в Интернет, то я с легкостью могу создать еще одну общую записную книжку прямо в web приложении.

Это можно сделать непосредственно из службы OneDrive (бывший Windows Live SkyDrive) с помощью приложения OneNote Online (бывший OneNote Web App).

Для начала нужно открыть страницу входа в службу OneDrive (бывший Windows Live SkyDrive) по адресу onedrive.live.com.

Там нужно ввести свой идентификатор Windows Live ID и пароль. После этого нажать кнопку «Вход«.

Итак, допустим, что я захочу добавить свою новую записную книжку в папку «Поездки«. Для этого я щелкаю папку «Поездки«, чтобы открыть ее.

В ней находится моя прошлая созданная записная книжка для общего доступа. Однако я создам новый документ.

Чтобы создать новую записную книжку, нужно выбрать в верхнем меню вкладку «Создать» и в раскрывающимся списке выбрать «Записную книжку OneNote«.

После этого в новом окне будет предложено назвать новую записную книжку.

Я, к примеру, назову книжку «Юг Франции» и нажму кнопку «Создать«. Теперь новая записная книжка откроется в приложении OneNote Online, это веб версия приложения OneNote.

Приложение OneNote Online

Вот несколько вещей, которые необходимо знать о приложении OneNote Online. Вкладки этого приложения несколько отличаются от вкладок OneNote. К тому же, это приложение имеет два основных режима.

Это режим правки, доступный пользователям с разрешениями на редактирование. В этом режиме отображаются вкладки: «Файл», «Главная», «Вставка«, «Вид» и «Открыть в OneNote» (1).

Второй режим в приложении OneNote Online — это режим чтения, который включается на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Режим чтения«.

Нажимаем ее.

В режиме чтения открываются документы, созданные другими пользователями, которые предоставили только разрешение на просмотр. В этом режиме документ можно только читать, но не редактировать.

В режиме чтения команды редактирования отключены.

Чтобы переключится в режим редактирования, во вкладке «Редактировать записную книжку» я выбираю команду «Изменить в OneNote Online» (2). Нажмите на картинку для увеличения!

Создание разделов в OneNote Online

Еще одной отличительной чертой OneNote Online является то, что вкладки разделов и страниц выглядят несколько иначе, чем в OneNote.

Для начала я создам пару разделов. Я щелкну левой кнопкой мыши на «+ Раздел«.

Всплывет окно, в котором вам будет предложено ввести имя нового раздела. Я, к примеру, назову первый раздел «Регион Бордо» и нажму «Ок».

Предоставляем общий доступ

То же самое я проделаю и для создания другого раздела. К примеру, назову его «Прованс«. Теперь я могу предоставить доступ к записной книжке другому человеку, чтобы он тоже смог с ней работать.

Для этого я открываю вкладку «Файл«, выбираю параметр «Общий доступ» (4) и нажимаю на «Предоставить доступ другим людям» (5).

Затем будет предложено несколько вариантов доступа другим людям к своей записной книжке OneNote. Сначала я оказываюсь во вкладке «Отправить ссылку для доступа«.

В поле (6) необходимо указать email или инициалы человека, которому нужно открыть общий доступ к своей книжке. В поле (7) можно указать свою небольшую заметку.

А нажав на ссылку (8) можно указать, сможет ли получатель редактировать общую книгу и нужно ли ему при этом заходить в свой аккаунт в Майкрософт.

Чтобы окончательно предоставить общий доступ, достаточно нажать на «Поделиться«.

Еще вторым вариантом является доступ к своей книге с помощью ссылки.

Для этого я нажимаю на «Получить ссылку» (9). В поле (10) задаю параметр доступа к книге для других людей и затем нажимаю на «Создать ссылку» (11).

Далее будет доступна ссылка для доступа, а также появится дополнительная возможность поделиться ссылкой в социальных сетях или создать новую ссылку.

Заходим с другого аккаунта

Вот такими способами можно с легкостью предоставить общий доступ к своей записной книжке OneNote. Теперь после этих операций я зайду в приложение OneDrive и выберу папку «Поездки«.

Там у меня и хранятся все книжки.

Чтобы просмотреть более детальную информацию по этой папке я щелкаю на значок «Область сведений» (12). Ниже виден общий доступ. В моем случае Автор Автор2 может полностью изменять файлы, хранящиеся в этой папке.

Чтобы добавить новых людей для доступа к файлам, достаточно просто нажать «Поделиться папкой» (13) и выбрать один из способов, который был описан выше.

Еще ниже идет дополнительная информация о папке. Здесь указан ее размер, дата изменения и многое другое.

Теперь, когда другой автор зайдет в свой аккаунт в OneDrive, то во вкладке «Общие» он увидит доступные ему файлы.

Тут будет видно, кто предоставил общий доступ, и какие файлы доступны.

Зайдя в приложение OneNote Online, второму автору уже будут доступны мои записные книжки для просмотра и редактирования.

Таким образом, он сможет изменять мои документы.

Тут ему остается только выбрать нужную записную книжку. Далее в OneNote Online он сможет просматривать и редактировать эту книжку.

Также если у него на компьютере установлено приложение OneNote от Microsoft Office, то с помощью вкладки «Открыть в OneNote» он сможет редактировать эту книгу прямо у себя на компьютере.

Только в таком случае не стоит забывать про своевременную синхронизацию данных в OneNote. Иначе другие пользователи не смогут увидеть те изменения, которые были внесены.

Это очень необходимо при совместном использовании общего документа.

Теперь вы знаете, как можно легко предоставить общий доступ к своей записной книжке в OneNote Online.