Создание общей записной книжки в Microsoft OneNote

Мы будем создавать общую записную книжку в программе OneNote.

Также мы рассмотрим все способы доступа другим пользователям к этой книжке и закрепим еще одного автора для ее редактирования.

Итак, давайте же приступим к работе.

Совместная работа в общей записной книжке OneNote

Иногда так случается, что в некоторых случаях для решения определенных задач, может потребоваться совместная работа нескольких авторов в одной общей записной книжке.

К примеру, нескольким авторам необходимо распланировать путешествие. Однако, как это сделать, чтобы было быстро и удобно? 

Допустим, несколько человек планируют создать маршрут своего путешествия по стране в приложении OneNote. Они будут работать над маршрутом одновременно.

К примеру, автор № 1 возьмет на себя план графика, а автор № 2 будет заниматься поиском достопримечательностей.

Они оба хотят работать в одной записной книжке, но на разных компьютерах (то есть их изменения будут сохраняться в одном документе приложении OneNote).

Для этого они будут совместно использовать записную книжку в Интернете на веб-сайте Windows Live SkyDrive.

Sovmestnaya-rabota-v-obshhey-zapisnoy-knizhke

Имея доступ к записной книжке в службе OneDrive, они могут работать с ней в любое удобное время либо в приложении OneNote, либо в браузере с помощью приложения OneNote Online.

Например, пока автор № 1 будет заниматься планированием каждого дня в разделе графика, в этот момент автор № 2 будет собирать сведения о достопримечательностях, которые нужно посетить.

Вся их работа будет синхронизироваться в одном файле общей записной книжки.

Кроме того, они могут установить уровень разрешений для своих папок в службе OneDrive. Например: они сделают папку, содержащую записную книжку, доступную только для пользователей, которые будут указаны.

Это обеспечит конфиденциальность их записной книжки. Затем они создадут общую записную книжку и настроят ее в службе OneDrive.

Далее мы рассмотрим все этапы работы в общей записной книжке. В следующий раз мы начнем с создания общей записной книжки. Создание этой книжки будет проходить в приложении OneNote.

Как создать общую записную книжку в OneNote

Раньше мы обсудили все прелести совместной работы в общей записной книжке. Так давайте создадим же эту общую книжку, которую в дальнейшем можно будет совместно использовать с другими авторами.

Для этого открываем приложение OneNote, открываем вкладку «Файл» и выбираем пункт «Создать«.

В разделе «Хранить записную книжку» нужно выбрать параметр «В Интернете«, затем ниже ввести имя новой записной книжки.

Sozdanie-novoy-zapisnoy-knizhki

Для параметра «Расположение в Интернете» выбираем расположение записной книжки на веб-сайте службы OneDrive.

Для использования службы необходимо создать идентификатор ID, такой же, который используется для входа в Hotmail и другие службы.

Чтобы создать идентификатор, можно выбрать любую из этих ссылок (1) и перейти на главную страницу входа службы.

Вот вам в помощь статья по регистрации и работы в OneDrive. Если у вас уже есть свой аккаунт в этой службе, то просто нажмите кнопку «Вход«.

raspolozhenie-zapisnoy-knizhki-v-Internete

В окне входа нужно ввести свой адрес электронной почты — идентификатор, а затем пароль.

Устанавливаем флажок «Автоматическая регистрация«, нажимаем кнопку «Ок» и ждем, пока приложение OneNote подключится к службе.

Vhod-v-SkyDrive

После подключения OneNote в разделе «Расположение в Интернете» отображаются все папки в службе OneDrive.

Теперь нужно создать отдельную папку в записной книжке, поэтому выбираем параметр «Создать общую папку» (2).

Dostup-v-SkyDrive-iz-OneNote-2010

Задаем общий доступ к папке

После этого вас перебросит в службу OneDrive. Там вручную вам нужно будет создать новую папку.

Я, к примеру, назову ее «Поездки«. Далее в приложении OneNote нажимаем на кнопку «Обновить» и появится новая папка.

Далее в OneDrive нам нужно предоставить общий доступ к этой папке другому автору. Отмечаем галочкой нужную папку и в правом углу окна включаем «Область сведений» (3).

В разделе «Общий доступ» видно, что данная папка доступна только мне. Чтобы предоставить к ней доступ второму автору, нажимаем на кнопку «Поделиться» (4).

Obshhiy-dostup-k-papke

Далее выбираем меню «Получить ссылку» (5) и в правом поле (6) выбираем Редактирование, так как нам нужна совместная работа двух авторов над одним документом.

Теперь нажимаем на кнопку «Создать ссылку» (7).

Poluchit-ssyilku-na-obshhiy-dokument-v-SkyDrive

Далее будет представлена новая ссылка. Здесь можно эту ссылку сократить (8) или отправить в социальные сети.

Также есть возможность создать еще одну дополнительную ссылку.

Sokratit-ssyilku

Тут же есть возможность эту ссылку сразу отправить второму автору. Однако сперва я вам рекомендую добавить контакт второго автора, чтобы в дальнейшем вам было проще с ним связаться. Новый контакт создаем в приложении «Люди» от сервиса.

Для этого в самой верхней панели нажимаем на специальную стрелочку (рисунок ниже) и выбираем данное приложение. Там создаем нужный контакт и обратно возвращаемся сюда.

Strelochka-v-SkyDrive

Заходим в меню «Отправить ссылку для доступа» (9) и в правом поле (10) указываем почту получателя.

Если вы сохранили контакт в приложении «Люди«, то по мере набора адреса почты или имени человека, система вам будет автоматически высвечивать подсказки в виде списка похожих людей.

Otpravit-ssyilku-dlya-dostupa-k-dokumentu

Когда мы выбрали второго автора для редактирования документа, но получателю разрешен только просмотр, то щелкаем по этой надписи (11) и перед нами будут доступны параметры для выбора уровня разрешения.

В дополнительных окошках можно выбрать сможет ли получатель изменять или только просматривать, и нужна для этого ему учетная запись Microsoft или нет.

В общем, устанавливаем параметры, как на рисунке ниже. После всех манипуляций нажимаем на кнопку «Поделиться«.

Nastroyka-dostupa-k-faylam

Все, теперь, когда мы вновь сможем повторно проверить свойства папки, то увидим, что второй автор будет иметь доступ к этой папке и сможет ее в дальнейшем редактировать (рисунок ниже).

Таким образом, мы создали возможность редактирования одного документа двумя разными авторами.

Обратите внимание, что этот уровень разрешения применяется ко всем файлам в папке «Путешествия«.

Важный момент: поскольку эта папка создана мною, то только я могу контролировать параметры ее разрешений.

Obshhiy-dostup

Создаем записную книжку

Теперь закрываем службу OneDrive и переходим к приложению OneNote. Опять возвращаемся во вкладку «Файл» и в пункт «Создать«.

В 3 разделе «Расположение в Интернете» нажимаем кнопку «Обновить» (12) — появляется новая папка «Поездки» (13), созданная в службе.

Ее значок в виде двух человечек означает, что эта папка совместно используется с другими пользователями.

Выбираем папку «Поездки«, в которую нужно будет сохранить записную книжку, и нажимаем кнопку «Создать записную книжку» (14).

Sozdanie-obshhey-zapisnoy-knizhki-iz-OneNote-2010

При создании записной книжки в приложении OneNote отобразится индикатор выполнения задачи. Затем новая общая записная книжка откроется на вкладке «Главная«.

Появится сообщение, в котором будет предложено отправить ссылку на записную книжку пользователям, с которыми она совместно используется.

Теперь чтобы уведомить второго автора нужно нажать кнопку «Отправить ссылку«.

Otpravit-ssyilku

Приложение OneNote открывает сообщение электронной почты, в котором добавлены две ссылки на записную книжку в Outlook. Таким образом, второй автор получает два способа доступа к записной книжке.

Вот хороший сервис для точного определения ошибок в тексте и придания ему читабельного вида.

Верхняя ссылка дает возможность открыть книжку в самой программе OneNote. Вторая открывает записную книжку в приложении OneNote Web App в службе OneDrive.

Priglashenie-v-zapisnuyu-knizhku-OneNote-2010

В другом посте мы подробнее остановимся на работе в приложении OneNote Web App (теперь это уже OneNote Online).

А сейчас нужно ввести адрес электронной почты второго автора (строка темы заполняется автоматически) и написать какое-нибудь короткое сообщение. Затем отправляем данное сообщение.

Все, теперь можно начать работать с общей записной книжкой.

Если вы вдруг не отправите уведомление по электронной почте в ответ на запрос, вы можете сделать это следующим образом.

Откройте вкладку «Файл«, выберите пункт «Разрешить общий доступ«, убедитесь, что указана соответствующая записная книжка (15), а затем щелкните пункт «Отправить сообщение другим пользователям об этой записной книжке» (16).

Otpravit-soobshhenie-drugim-polzovatelyam

Вот и все!

Теперь вы уже знаете, как можно создать общую записную книжку в приложении OneNote, как предоставить и настроить общий доступ к этой книге, а также отправить оповещение другим пользователям.

Если вы не все запомнили, то попробуйте повторить данные действия еще раз. Ниже мы затронем синхронизацию изменений в записной книжке.

Создание общей записной книги в OneNote Online

Хочу продолжить знакомство с преимуществами приложения OneNote от Microsoft Office. На этот раз я покажу вам процесс создания общей записной книжки в OneNote Online (web версия приложения OneNote).

В принципе тут никаких премудростей нет. Процесс создания, работы и предоставления общего доступа к своим книгам или другим файлам не составляет большого труда. 

Конечно, можно создать общий документ прямо в приложении OneNote.

Однако если у меня нет доступа к компьютеру, но при этом есть доступ в Интернет, то я с легкостью могу создать еще одну общую записную книжку прямо в web приложении.

Это можно сделать непосредственно из службы OneDrive (бывший Windows Live SkyDrive) с помощью приложения OneNote Online (бывший OneNote Web App).

Для начала нужно открыть страницу входа в службу OneDrive (бывший Windows Live SkyDrive) по адресу onedrive.live.com.

Там нужно ввести свой идентификатор Windows Live ID и пароль. После этого нажать кнопку «Вход«.

Итак, допустим, что я захочу добавить свою новую записную книжку в папку «Поездки«. Для этого я щелкаю папку «Поездки«, чтобы открыть ее.

В ней находится моя прошлая созданная записная книжка для общего доступа. Однако я создам новый документ.

Чтобы создать новую записную книжку, нужно выбрать в верхнем меню вкладку «Создать» и в раскрывающимся списке выбрать «Записную книжку OneNote«.

Sozdanie-zapisnoy-knizhki-OneNote-v-SkyDrive

После этого в новом окне будет предложено назвать новую записную книжку.

Я, к примеру, назову книжку «Юг Франции» и нажму кнопку «Создать«. Теперь новая записная книжка откроется в приложении OneNote Online, это веб версия приложения OneNote.

Приложение OneNote Online

Вот несколько вещей, которые необходимо знать о приложении OneNote Online. Вкладки этого приложения несколько отличаются от вкладок OneNote. К тому же, это приложение имеет два основных режима.

Это режим правки, доступный пользователям с разрешениями на редактирование. В этом режиме отображаются вкладки: «Файл», «Главная», «Вставка«, «Вид» и «Открыть в OneNote» (1).

Rezhim-redaktirovaniya-v-OneNote-Online

Второй режим в приложении OneNote Online — это режим чтения, который включается на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Режим чтения«.

Нажимаем ее.

В режиме чтения открываются документы, созданные другими пользователями, которые предоставили только разрешение на просмотр. В этом режиме документ можно только читать, но не редактировать.

В режиме чтения команды редактирования отключены.

Чтобы переключится в режим редактирования, во вкладке «Редактировать записную книжку» я выбираю команду «Изменить в OneNote Online» (2). Нажмите на картинку для увеличения!

Rezhim-chteniya-v-OneNote-Online

Создание разделов в OneNote Online

Еще одной отличительной чертой OneNote Online является то, что вкладки разделов и страниц выглядят несколько иначе, чем в OneNote.

Для начала я создам пару разделов. Я щелкну левой кнопкой мыши на «+ Раздел«.

Sozdaem-novyiy-razdel-v-OneNote-Online

Всплывет окно, в котором вам будет предложено ввести имя нового раздела. Я, к примеру, назову первый раздел «Регион Бордо» и нажму «Ок».

Prisvaivaem-imya-novogo-razdela-v-OneNote-Online

Предоставляем общий доступ

То же самое я проделаю и для создания другого раздела. К примеру, назову его «Прованс«. Теперь я могу предоставить доступ к записной книжке другому человеку, чтобы он тоже смог с ней работать.

Для этого я открываю вкладку «Файл«, выбираю параметр «Общий доступ» (4) и нажимаю на «Предоставить доступ другим людям» (5).

Obshhiy-dostup-k-zapisnoy-knizhke-v-OneNote-Online

Затем будет предложено несколько вариантов доступа другим людям к своей записной книжке OneNote. Сначала я оказываюсь во вкладке «Отправить ссылку для доступа«.

В поле (6) необходимо указать email или инициалы человека, которому нужно открыть общий доступ к своей книжке. В поле (7) можно указать свою небольшую заметку.

А нажав на ссылку (8) можно указать, сможет ли получатель редактировать общую книгу и нужно ли ему при этом заходить в свой аккаунт в Майкрософт.

Чтобы окончательно предоставить общий доступ, достаточно нажать на «Поделиться«.

Variantyi-dostupa-k-zapisnoy-knizhke-v-OneNote-Online

Еще вторым вариантом является доступ к своей книге с помощью ссылки.

Для этого я нажимаю на «Получить ссылку» (9). В поле (10) задаю параметр доступа к книге для других людей и затем нажимаю на «Создать ссылку» (11).

Далее будет доступна ссылка для доступа, а также появится дополнительная возможность поделиться ссылкой в социальных сетях или создать новую ссылку.

Poluchit-ssyilku-dlya-obshhego-dostupa-k-zapisnoy-knizhke-OneNote

Заходим с другого аккаунта

Вот такими способами можно с легкостью предоставить общий доступ к своей записной книжке OneNote. Теперь после этих операций я зайду в приложение OneDrive и выберу папку «Поездки«.

Там у меня и хранятся все книжки.

Чтобы просмотреть более детальную информацию по этой папке я щелкаю на значок «Область сведений» (12). Ниже виден общий доступ. В моем случае Автор Автор2 может полностью изменять файлы, хранящиеся в этой папке.

Чтобы добавить новых людей для доступа к файлам, достаточно просто нажать «Поделиться папкой» (13) и выбрать один из способов, который был описан выше.

Еще ниже идет дополнительная информация о папке. Здесь указан ее размер, дата изменения и многое другое.

Parametryi-dostupa-k-zapisnoy-knizhke-OneNote

Теперь, когда другой автор зайдет в свой аккаунт в OneDrive, то во вкладке «Общие» он увидит доступные ему файлы.

Тут будет видно, кто предоставил общий доступ, и какие файлы доступны.

Dostup-k-chuzhim-faylam-v-OneDrive

Зайдя в приложение OneNote Online, второму автору уже будут доступны мои записные книжки для просмотра и редактирования.

Таким образом, он сможет изменять мои документы.

Redaktirovanie-chuzhik-hapisnyih-knizhek-v-OneNote-Online

Тут ему остается только выбрать нужную записную книжку. Далее в OneNote Online он сможет просматривать и редактировать эту книжку.

Также если у него на компьютере установлено приложение OneNote от Microsoft Office, то с помощью вкладки «Открыть в OneNote» он сможет редактировать эту книгу прямо у себя на компьютере.

Только в таком случае не стоит забывать про своевременную синхронизацию данных в OneNote. Иначе другие пользователи не смогут увидеть те изменения, которые были внесены.

Это очень необходимо при совместном использовании общего документа.

Теперь вы знаете, как можно легко предоставить общий доступ к своей записной книжке в OneNote Online.

Сказать спасибо кнопками ниже:
Сергей Азаров

Увлекаюсь созданием и продвижением сайтов в интернете. Интересует SEO оптимизация и контент-маркетинг. Немного занимаюсь SMM и Email рассылкой. Также люблю читать интересные материалы по веб-аналитике и заработку в интернете.

Общая записная книга в OneNote - Отзывы

  1. Татьяна

    я как-то onenote использую только когда надо счет сохранить, чтобы потом распечатать в любом месте

    Ответить
  2. Jonny_30 (Евгений)

    по идее — полезный сервис.. но, как существо жутко не организованное, я такие вещи не использую.

    Вроде и понимаю всю пользу от организации времени и расписания оного, но — не клеится «)) даже если и поставлю — будет висеть неиспользуемым, немым укором мне, такому-растакому

    Ответить
  3. Наталия Хоробрых

    Давно уже думаю о создании записной книжки электронной. Мне рекомендовали именно этот сервис, даже начинала, но так мне неудобно, невероятно.

    Вернулась к своим блокнотикам-ежедневникам, листочкам и т.п. То, что всегда с собой и легко зачеркнуть или вписать ручкой…

    Ответить
Adblock
detector