Что такое многозадачность в работе и как ее развивать

Вы узнаете, что такое многозадачность в работе и как проявляет себя человек в подобных условиях. Расскажу, как нужно правильно развивать умение работать в таком режиме. Будет много кейсов и примеров.

Как правильно использовать многозадачность в работе для повышения результатов

Что такое многозадачность

Многозадачность — это видимое одновременное выполнение нескольких процессов, путем переключения с одной задачи на другую.

Что такое многозадачность и как ее правильно развивать

Ключевое слово в этом определении будет «видимое». Нам кажется, что есть люди, которые могут одновременно выполнять большое количество задач. Но на самом деле, это только кажется.

В каждый момент времени процессор компьютера выполняет только одну задачу. И в каждый момент времени человек тоже выполняет одну задачу.

А видимость одновременного выполнения задач идет за счет быстрого переключения внимания с одной задачи на другую.

Поэтому и говорим, что человек работает в режиме многозадачности. Но на самом деле он просто очень быстро переключает внимание.

Наша задача сводится к тому, чтобы переключений было как можно меньше. Потому что каждое переключение не бесплатно. Мы тратим на него свою энергию и время.

А оказывается, что в течение часа возникает от 5 до 20 помех. На каждую помеху требуется минимум 1 минута времени чтобы переключить внимание с одной темы на другую.

Чувства и мысли в условиях многозадачности

Давайте честно ответим на вопрос. Какие чувства вы испытываете в условиях многозадачности?

Чувства и мысли человека в условиях многозадачности

Как правило, они не очень приятные. Обычно, это ярость, злость, раздражение, апатия, усталость и так далее.

Находясь в таких чувствах (например, раздражены), можем ли мы принимать эффективные решения? Насколько глубоко можем погрузиться в каждый вопрос чтобы обеспечить нужный результат?

А теперь представьте, что 80 % людей в современных компаниях работают в режиме аврала (многозадачности). И они переживают не очень приятные чувства.

Сможете ли вы принять эффективное решение, находясь в состоянии раздражения?

Я думаю, что нет!

Соответственно, в условиях многозадачности нам необходимо что-то делать со своими чувствами и эмоциями.

Наверняка, вы много слышали про эмоциональную компетентность и техники, связанные с управлением собственным состоянием.

Эффект наименования

Я предлагаю вам одну технику, которую можно использовать. Это наблюдение за собственными чувствами или так называемый «эффект наименования».

Кстати, эту рекомендацию дают и ораторам, которые выступают публично.

Например, вы чувствуете тревогу и волнения. И представьте, если вы приходите на совещание и при этом испытываете тревогу.

На что будет обращать внимание ваш собеседник? На содержание того, что вы будете говорить или на ваше тревожное состояние?

В случае если вы просто из этого тревожного состояния что-то говорите человеку, то он не сможет услышать суть сообщения.

Но можно сказать следующее.

Слушайте! Я сейчас переживаю, чувствую тревогу и очень волнуюсь. Поэтому не обращайте внимание на мое состояние.

В таком случае, вы как бы обнулите восприятие тревожности. Человек тогда будет настроен на содержание вашей работы.

Этот эффект наименования срабатывает не только в отношении других людей. Он также работает и в отношении вас самих.

Тогда вы честно признаете себе. Вот сейчас я испытываю раздражение. А вот сейчас гневаюсь. Только после того, как вы признались, уже можно двигаться в развитии многозадачности.

А пока вы не признаете в себе эти чувства, они будут топить и отрицательно влиять на вашу эффективность.

Что можно сделать чтобы управлять своими чувствами и эмоциями?

Таких способов привести себя в работоспособное состояние очень много. Об этом ниже еще поговорим.

Сейчас нужно понять, что достаточно просто начать замечать, что с нами происходит.

Представьте, что вы заходите в общественный транспорт. Вместе с вами заходит блондинка в 100 кг веса на тонких шпильках.

И представьте, что она вам наступает на ногу всем своим весом. А до этого вы были в состоянии раздражения.

Как вы будете реагировать в такой ситуации?

Большинство будет грубо отвечать. Например, смотри, куда идешь!

Естественно, мы получим ответную реакцию со стороны этой женщины. Она вероятнее всего, тоже будет вести себя грубо. В итоге, настроение у нас станет еще хуже.

Или если мы заходим в эту ситуацию, испытывая чувства благодати. Когда эта блондинка наступает нам на ногу, то мы скажем, что ничего страшного.

И в этом случае скорее всего наша собеседница вежливо извинится. В итоге, эта ситуация не будет увеличивать размер и трагизм наших чувств и эмоций.

В работе точно также!

Например, мы пишем важный отчет или другой документ. Мы погружены в негативную эмоцию. Поэтому не отслеживаем и не даем в себе отчет об ее существовании.

В итоге, в процессе выполнения задачи качество работы будет очень сильно падать.

Поэтому во время работы в условиях многозадачности замечайте свои чувства и эмоции. Отдавайте трезво отчет в том, как они влияют на эффективность.

И управляйте своими чувствами и эмоциями по рекомендациям из области эмоциональной компетентности и управления стрессом.

Конструктивность мыслей в многозадачности человека

Другая важная тема, когда затрагиваем многозадачность человека. Это насколько конструктивны мысли. И насколько ход наших мыслей позволяет быстро находить решение задач.

Представьте, что думает человек в типичной ситуации многозадачности. Напишите на карточке все мысли, которые приходят в голову.

У людей могут быть такие мысли, как хочу в отпуск, замуж, в декрет, когда все это закончится и так далее.

Обратите внимание!
Мы крутим в голове те пластинки, которые негативно влияют на результаты.

Например, как будет проявлять себя человек, у которого постоянно крутиться пластинка «как меня все достало»? Сможет ли он сконцентрироваться на разработке решения и на факторы эффективности?

Конечно же, нет!

Я предлагаю посмотреть на любую ситуацию, которая вам сейчас кажется сложной. Выпишите себе 5 — 6 мыслей, которые приходят в голову по поводу этой ситуации.

Потратьте на это 5 минут. После того, как сделаете это, задайте себе честно вопрос.

А те мысли, которые я выписал, они помогают изменить ситуацию или только пожирают мою энергию?

Как правило, у многих найдется как минимум одна мысль, которая не помогает, а поглощает ресурсы.

Физиологические ограничения в режиме многозадачности

Кроме управления состоянием в режиме многозадачности, нужно понимать определенные физиологические ограничения. А также опираться на исследования ученых о работе человека в подобных условиях.

Главные физиологические ограничения работы человека в режиме многозадачности

Ниже приведу несколько важных цифр. Они характеризуют деятельность работы человека в таком режиме.

25 минут

Первая цифра, это 25 минут. Столько требуется человеку чтобы полностью восстановить свое внимание на своей теме после того, как его прервали.

Например, вы писали отчет, или формировали идею и вас кто-то прервал. Это может быть звонок, сообщение в мессенджере или просто кто-то подошел.

Тогда ваш мозг полностью восстановит работоспособность на том уровне, на каком работал до помехи, только через 25 минут.

Цифра кажется пугающей и странной. Но она была получена в результате исследования программистов. На них вешали датчики, фиксирующие мозговую активность.

Что интересно, 25 минут это не максимальное, а среднее время.

Если нас прерывают часто (чаще, чем раз в 25 минут), то мы не сможем глубоко докопать свою тему. Мы не сможем закончить задумку потому что у нас постоянно не дорабатывается та мысль, о которой думаем.

40 %

Другая важная цифра, которая характеризует работу в условиях многозадачности, это 40 %.

В 40 % случаев человек после того, как прервался, начинает рассматривать тему, немного в другом ключе.

Нам полезно использовать эту цифру из соображений, что важно иногда переключать внимание. В противном случаем мы можем оказаться в тупике в отношении какой-то задачи.

И даже рекомендуется в середине рабочего дня специально делать несколько пауз. Это нужно чтобы переключать внимание и потом возвращаться к задаче уже с новыми силами.

Но эта цифра имеет еще и негативное последствие. Если часто прерывают, то мы не доводим до конца начатую мысль. В итоге, в современном обществе возникает синдром хронически незавершенных дел.

4 процесса

Еще одна важная цифра в том, что только 4 процесса может одновременно выполнять мозг человека. Эту цифру нельзя увеличить ни долгими тренировками, ни специальными упражнениями.

Есть физиологическое ограничение, которое заложено в организме человека. Конечно же, можно выйти за пределы этих ограничений. Но тогда вам нужно заниматься с мастерами и индийскими йогами, которые исследуют возможности человеческого организма.

Для среднестатистического человека, это средняя цифра четыре.

Например, у меня чешется левая пятка и под ухом разговаривает о чем-то соседка. Еще я переживаю о том, что имеется конфликт в семье. Это уже три процесса.

Соответственное, остается один процесс, который можно потратить на интеллектуальную деятельность для нужной задачи.

Объем нашего внимания подобен компьютеру. Если перегружена оперативная память, то на компьютере медленно выполняются все процессы и возникают сбои.

С человеком точно также!

Наша задача сводиться к тому, чтобы выгрузить свою оперативную память. Нужно чтобы в процессе работы у нас не было никаких лишних переживаний.

Чтобы нас не отвлекали. Чтобы мы смогли максимум своих ресурсов направить на ту задачу, которой занимаемся.

Именно поэтому так важно, чтобы сотрудники в организациях испытывали состояние счастья. Чтобы они не переживали и не тратили свои ресурсы на что-то другое. Потому что объем энергии будет расходоваться на негативные чувства и эмоции.

А человек, переживающий состояние счастья, это самый продуктивный сотрудник, обеспечивающий самые высокие результаты. Твитнуть

Если мы не можем осчастливить сотрудников, то нужно осчастливить хотя бы себя чтобы грамотно выполнять задачи.

Работа в режиме многозадачности

Как уже говорилось, работа в режиме многозадачности основана на быстром переключении с одной задачи на другую. Достигается она за счет уменьшения помех, которые создают бесполезные переключения.

Какой должна быть работа в режиме многозадачности

Соответственно, чтобы таких переключений было меньше, нужно научиться управлять помехами. А для этого нужно понять, какие помехи есть в моей деятельности.

Определение помех

Например, я могу заметить, что Марья Ивановна звонит мне 3 раза в день.

Или я могу заметить, что ко мне обращаются коллеги по бесполезному вопросу, который к моей работе отношения не имеет. Причем по несколько раз в день.

Я могу увидеть определенную статистику, кто и по какому поводу меня отвлекает. Если ведем такую статистику, то сможем уже задним числом подумать, а что можно сделать чтобы эти помехи не возникали.

Изначально на анализ собственных помех в работе может уйти много времени. Но потом это окупается, как любая инвестиция.

Вот, что я предлагаю сделать.

Заведите таблицу. В ней нужно фиксировать все помехи и отвлечения.

На что вы отвлеклись. Кто вас отвлек и по какому поводу. Сколько времени заняла сама помеха. И сколько времени вы потом входили в то дело, которым занимались ранее.

ПомехаВремя возникновенияПричина и источникЗатраты времениВозможные меры профилактики
 

 

 

 

 

 

Если хотя бы 2 дня будете вести статистику, то с удивлением обнаружите, сколько оказывается времени съедают помехи в работе.

Анализ статистики

Далее приступаем к анализу. Он тоже помогает развить умение работать в режиме многозадачности. Подумайте, как можно было предупредить эту помеху.

Например, вы сами будете звонить Марье Ивановне каждое утро. Так у нее не будет искушения отвлекать вас, когда вы сосредоточены на чем-то важном.

А может быть вы договоритесь с ней о каких-то регулярных встречах. Если каждый день ей от вас что-то нужно, то выделите на это время. Например, 30 минут каждое утро.

Так поступают многие руководители чтобы обсудить какие-то ежедневные оперативные вопросы.

Есть много способов управлением помехами. К примеру, чтобы у персонала не спрашивали, где сидит бухгалтер, на пути в его кабинет вывесили специальные указатели.

Таким образом, прохожие не будут постоянно отвлекать персонал чтобы спросить, где кабинет бухгалтера.

Это такой способ предупредить появление помехи. Тоже самое можете сделать и вы.

Проанализируйте, какие помехи возникают в вашей работе. И попробуйте придумать способы, помогающие их предотвратить.

Концентрация внимания

Режим многозадачности в работе — это также развитие способности концентрировать внимание независимо от того, как часто переключаем внимание. То есть, быстро войти в курс дела и генерировать решение.

Как уже говорилось, мозг человека может одновременно удерживать 4 процесса.

Соответственно, если мы хотим повысить способность к концентрации внимания, то полезно высвобождать «оперативную память». Причем так, чтобы все 4 процесса были направлены на ту деятельность, которой занимаемся.

Отношение к задачам

Как мы относимся к трудностям. Какие инструменты используем для того, чтобы эти трудности преодолевать. Насколько устойчивы при столкновении с препятствиями в работе.

Все это тоже важно!

Ведь невозможно чтобы все было гладко. Мы постоянно сталкиваемся со сложностями или с ленью.

Но тем не менее, нужно из любого состояния приводить себя в работоспособное.

Рекомендую выписать список всех возможных способов, как можно привести себя в работоспособное состояние в течение 5 минут.

Это может быть что угодно. Предлагаю градацию трех видов:

  1. Работа через тело — это наиболее эффективные способы что-то сделать на физическом уровне для концентрации внимания.
  2. Когнитивные техники — это работа с мыслями. Сюда входят все процессы планирования и упорядочивания. Также имеются терапийные техники, уговаривание и аффирмация. А также все, что связано со словами, мыслями и так далее.
  3. Работа с чувствами и эмоциями. Например, смотреть на фото любимого человека. Вспоминать об отпуске. Погладить кошку. Посмотреть на рыбок и так далее.

Выпишите те способы, которые пришли в голову. Вы все их знаете. Еще можете взять любую книгу по управлению стрессом. Как правило, эти способы там упоминаются.

Рекомендую сконцентрироваться на способах, которые можете использовать в своей работе. К примеру, массаж очень хорошо расслабляет. В дальнейшем он помогает входить в процесс выполнения задач.

Но вы не можете делать массаж в течение рабочего дня. Поэтому возьмите то, что можно применять. Создайте себе список (шпаргалку).

Ведь в тяжелом состоянии (например, лень) вы можете не вспомнить, что нужно выходить из этого состояния и что-то делать для повышения работоспособности.

А если будет шпаргалка с собственными рекомендациями, то вы даже в состоянии раздражения можете вспомнить об этих способах и потом их использовать.

Контакт с целями и ценностями

Давайте рассмотрим один способ приведения себя в работоспособное состояние. Он помогает сконцентрировать внимание, расставлять приоритеты и чувствовать себя человеком.

Такая штука очень хорошо помогает работать в режиме многозадачности!

Правильный подход для контакта с целями и ценностями человека

Вы будете оставаться центрированным независимо от того, что происходит вокруг. Даже если весь мир рушиться, мы сможем эффективно выполнять задачи и предпринимать действия чтобы управлять ситуацией.

Способ этот из области стратегического мышления. Он касается контакта со своими целями и ценностями.

Виденье цели

Признайтесь честно. Когда вы в течении сегодняшнего дня вспоминали о том, что для вас ценно в жизни и чего хотите достичь?

Например, вас интересует карьерный рост. Это одна из ваших стратегических целей на долгосрочную перспективу.

Что вы сделали в течение последних двух часов чтобы помочь себе в продвижении по карьерной лестнице? Хоть что-нибудь! Может что-то маленькое!

Например, установили контакт с полезным человеком. Или узнали о каких-то карьерных возможностях.

Мы часто удивляемся и жалуемся почему не достигаем стратегических целей. Ответ очень прост!

Мы просто о них не помним в каждый конкретный момент времени. Тут уже не говорю о ценностях. Это более сложная тема.

Люди очень часто под стратегическим мышлением понимают определение этих самых целей. А потом забывают, что нужно держать их в фокусе внимания. Причем постоянно корректировать свои действия в соответствии с этим указателем.

Поэтому рекомендую сосредоточится на тех целях, которые для вас сейчас действительно, важны. А также просматривать все ситуации и удерживать фокус внимания на своих целях.

Вот эта простая рекомендация заменяет все остальные техники и методики. Достаточно только удерживать фокус внимания на то, что для вас важно.

Как еще удерживать фокус внимания на своих ценностях?

Удержание цели

Если понимаем, что для нас в жизни является ценным, то это должно быть не дискретным. Эта ценность должна быть вложена в каждое действие, которое мы совершаем.

Даже в каждый наш вдох и выдох. В каждое мгновение.

Например, если для вас важно творчество, то творчески вы подойдете даже к самой рутинной задаче.

Либо если для вас важна любовь в жизни, то с любовью вы будете смотреть на негативного человека. С любовью вы зайдете на совещание и от всего сердца будете взаимодействовать с коллегами.

Просто представьте две разные ситуации.

При контакте очень хорошо видно людей, для которых что-то ценно и важно. Они центрированы, уверенны, спокойны и харизматичны. С такими людьми хочется находиться рядом.

А есть люди, как планктон. Куда волна понесет, туда и плывут.

Вот с ними сложно. От них хочется отодвинуться. Ведь у нас своих проблем достаточно. А подключаться еще к чужим никому не хочется.

Просто попробуйте найти, что для вас действительно, ценно и важно в жизни. Что является для вас базовыми и главными смыслами. И вложите все это в свою профессиональную деятельность.

И если забываете в течение рабочего дня, что для вас важно, то смысл такого дня теряется. Вы теряете свою энергию и становитесь не слишком живым. А точнее, не очень эффективным сотрудником и руководителем.

В итоге, что рекомендую делать в отношении со стратегическим мышлением и видением. А также в способности удерживаться в ценностях и в контакте со своими целями.

Во-первых, сформулируйте для себя цели и ценности.

Во-вторых, обеспечьте себя простыми напоминаниями о том, что для вас является ценным и важным.

Например, приходите вы на совещание.

Открываете ежедневник, а у вас там написано «любовь». Вы вспомнили. Погрузились в то, что для вас ценно и важно. Еще вспомнили, что для вас важен и карьерный рост.

И исходя из этого уже предпринимаете действия и решения. Результаты вас удивят если попробуете это сделать тотально и честно.

Больше вам никакие рекомендации по тайм менеджменту, управлению стрессом и стратегическому мышлению не понадобится.

Только одна простая вещь! Это контакт с целями и ценностями.

Управление задачами и самим собой

Многие знают о тайм менеджменте и его инструментах. Давайте посмотрим отдельно на то, как управлять своими задачами. А также на то, как управлять собой в процессе управления задачами.

Что такое тайм менеджмент и как он помогает работать в режиме многозадачности

Тайм менеджмент — это просто составление расписания по управлению задачами.

В нашем же случае мы больше должны концентрировать внимание на том, как управлять собой и обеспечивать личную эффективность. То есть фокус внимания с задачами мы переносим на себя.

И если до этого мы говорили в основном, про себя, то пару слов поговорим о моментах. Они связанны с организационными моментами, которые обычно рассматриваются в теме тайм менеджмента.

Тайм менеджмент начинается с того, что есть цели. И мы их как-то кристаллизуем, формулируем и потом декомпозируем чтобы появились планы. И вот здесь очень важный вопрос.

Откуда берутся цели?

Мы думаем и воспринимаем мир через образы. Поэтому часто бывает, что для себя сформулировали какую-то цель или ее нам спустили сверху. Она нас не зажигает. Мы ее объемно не чувствуем.

Поэтому у нас глаза «не горят». Мы срываем сроки и затрачиваем больше ресурсов. И результат, который предоставляем, не соответствует тому, который должен быть.

Поэтому, что очень важно перед тем, как мы для себя ставим цели?

Образ виденья результата

Работа в многозадачности также подразумевает образ видения будущего результата. Для этого полезно развивать свою способность к виденью.

Видение — это картинки, образы, связанные с нашими чувствами и эмоциями по поводу какой-то ситуации.

Если чувственная эмоциональная сфера не задействована, то вероятность того, что мы будем заряжены к достижению этой цели, будет минимальной.

А что можно сделать в отношении личной жизни прежде чем ставить цели?

Нужно написать сочинение.

Оно будет начинаться с таких слов, что проснулся там-то во столько-то в таком-то настроении. Также должно быть описание, что происходит в течении типичного рабочего дня.

И заканчивается это сочинение со словами, уснул во столько-то и в таком-то настроении.

То есть тут мы описываем свой идеальный образ жизни. Потому что именно с точки зрения процесса можно судить о том, как я вообще, живу.

Можно описать не только день, но неделю или месяц. Но в любом случае должен быть некий распорядок со всеми мелочами.

Итак, мы сначала формируем картинку образа будущего результата и только потом переходим к целям. Тоже самое касается и корпоративных бизнес целей.

К примеру, мы описываем, как в идеале должна выглядеть деятельность нашего подразделения. И описываем это ярко, сочно и во всех деталях.

Как мы утром встречаемся. Какие задачи решаем. Как мы их решаем и взаимодействуем друг с другом и так далее.

То есть мы формируем картину будущего не только с точки зрения функций и KPI. Но и в целом жизненную человеческую составляющую деятельности.

Целеполагание

Когда такие образы будут сформированы, картинки станут едиными для всех участников процесса, можно переходить на целеполагание.

Важность целеполагания в режиме многозадачности

И тут тоже есть важный момент!

Все мы, наверное, знаем методику SMART для правильной формулировки целей.

Но можно еще использовать четыре простых русских критерия.

Первое, цель должна откликаться сердцем.

Она должна быть яркой, выпуклой и объемной для нас. Это обеспечивается за счет образного мышления, восприятия виденья будущего, в котором мы хотим оказаться.

Цель должна быть измеримой. То есть должны быть четкие критерии измерения. Например, я поставил себе цель изучить английский язык в течение года.

Но что это значит?

Это значит, что я смогу читать Шекспира без перевода. Либо я смогу проводить совещание со своими коллегами на этом языке.

В общем, в зависимости от того, что для меня является критерием того, что я выучил английский язык, у меня появится совершенно разный план действий.

Например, в случае с Шекспиром мне необходимо помимо основного языка еще изучить старо английские слова. А также купить саму книгу на английском языке.

Но если я собираюсь сдавать тест TOEFL, то мне нужно ознакомится с тестом. Возможно, нанять репетитора или сходить на курсы.

То есть с точки зрения содержания, у нас будут совершенно разные действия. Причем в отношении, казалось бы, одной и той же цели, которую мы ставили для изучения английского языка.

Точно также и в бизнесе.

Понятие о достижении цели

Если четко понимаем критерии, то как поймем, что цель достигнута. Что проблема решена.

Вот у нас уже есть два критерия.

Первый, это образность мышления, яркость, выпуклость и отклик сердцем. Второе, это наличие критериальной базы. А третье, это конкретная дата.

Частая ошибка в психологии многозадачности, это когда цели формулируются за расплывчатой датой. Например, через 5 лет. Или изучение английского в течение года.

Это не подходит!

Вместо «течение года» должна звучать конкретная дата. Например, к 1 сентября 2025 года я смогу читать и понимать Шекспира без перевода.

Еще есть четвертый критерий, который тоже важен для целеполагания. Это интеграция одной конкретной цели с другими задачами, которые также стоят перед нами.

Например, насколько наша личная цель связывается (состыковывается) с профессиональными задачами. Или насколько задача подразделения связана с целью бизнеса в целом.

У нас не должно быть противоречий на уровне целей. И если оно вдруг возникнет, то будет внутренний конфликт.

А он нам совсем не нужен! Потому что он пожирает нашу энергию, которая нужна для решения поставленных задач.

Именно поэтому нужно предупреждать появление внутренних конфликтов. И разруливать, интегрировать цели между собой так, чтобы в идеале было единое дерево целей.

Нужно чтобы мы понимали, как одна цель усиливает другую.

Например, девушка мечтает играть на фортепиано. Она поставила себе цель изучит это искусство. Ее бизнес цель, это продажа определенного количества чайников.

У нее может возникнуть внутренний конфликт.

С одной стороны, она хочет играть на фортепиано. С другой, выгодно продавать чайники.

Пока она этот внутренний конфликт на уровне целеполагания и планирования не решит, у нее постоянно будет недоставать энергии. Она не сможет ни фортепианном нормально заниматься, ни чайники продавать.

Поэтому что она может сделать?

Она может ответить на вопрос.

Как достижение целей, связанной с чайниками, помогает ей в развитии способностей играть на фортепиано.

Ну, как минимум, у нее будут деньги для того, чтобы оплачивать обучение на игре.

Или к примеру, можно посмотреть на обратную сторону. Как развиваясь в игре на фортепиано, она помогает себе продавать эффективно чайники. Этому в ответ может быть более гармоничное состояние.

Но согласитесь, чайники купят у того человека, который находится в воодушевленном и наполненном состоянии, нежели у того, кто в стрессе.

Поэтому для нее фортепиано может быть инструментом и способом собственной гармонизации. А также снижения стресса, повышения уровня творческой энергии, магнетизма и харизмы.

Когда появилось видение и четкие цели, которые оцифрованы (то есть имеем систему критериев), то делаем декомпозицию. И здесь как раз встречается новый сбой.

Декомпозиция цели

Есть задачи декомпозировать какую-то цель на более мелкие цели. Вот типичные ошибки.

Как правильно проводить декомпозицию цели

Первое, это когда мы одну задачу декомпозируем на одну. Это глупо и никому не нужно. Либо просто делают пояснения к той задаче, которой уже определили.

Также внутри одной композиции вкладывают только часть задачи. При этом вторая часть находится совершенно в другом месте.

Еще распространенная ошибка в том, что не обеспечивается та самая полнота. К примеру, я задаю вопрос к своему списку мероприятий, которые появились в декомпозиции цели.

Этого достаточно чтобы цель была реализована? Вот тех действий и подзадач, которые мы определили, их достаточно или еще что-то нужно добавить?

И как правило, оказывается, что да. Действительно, нужно многое добавить.

При проверке плана вы скажите, что да, это же очевидные вещи. Это и так имеется ввиду.

Но по факту в плане мы не учитываем ресурсы из-за этой очевидности. Не учитываем важные информационные моменты. Кого нужно проинформировать, когда и так далее.

Поэтому если мы говорим о качественном планировании, то вот эта очевидность просто не допустима. Так что обращайте внимание на качество своих планов с точки зрения полноты и декомпозиции.

Вывод

Теперь вы знаете, что значит многозадачность в работе человека. Мы разобрали, как чувствует себя человек в таких условиях. Какие мысли приходят ему в голову. И как чувства и мысли влияют на эффективность, способность принимать решения и управлять ситуацией.

Мы поговорили о том, что важно управлять помехами в своей работе. Потому что ключевая задача в режиме многозадачности сводится к сокращению количества переключений внимания.

Также немного поговорили о том, как можно подходить к планированию. Обязательно заведите таблицу и ведите статистику помех.

Поставьте напоминание, которое включало бы осознанность, какие чувства и мысли у вас внутри. И насколько они помогают вам принимать эффективные решения и влиять на изменение ситуации.

Также обращайте внимание, насколько вы конструктивно настроены на выполнение задач. Это связано с тем, какие мысли приходят в голову.

Если в первом случае рекомендовалось их замечать. Тогда во втором случае рекомендуется перестраиваться на новые рельсы.

А как можно было бы воспринимать эту ситуацию более конструктивно. Каковы мои рычаги влияния в этой ситуации.

К примеру, вы можете заметить, что постоянно раздражаетесь в каких-то ситуациях. Подумайте, как сделать так, чтобы вы не раздражались. Либо как сделать так, чтобы эти ситуации просто не возникали.

Вот, что значит работать в режиме многозадачности!

Если эти рекомендации соблюдать на практике, то уровень вашей удовлетворенности и работоспособности значительно вырастет.

Работа в условиях многозадачности - отзывы

Adblock
detector